Hindari Timbunan Dokumen

Bagi anda yang sering menerima tumpukan kertas dalam sehari, pasti akan cukup membuat pusing. Apalagi timbunan kertas, mulai dari kertas kerja, memo, catatan rapat, brosur, katalog, bahkan tagihan kartu kredit pasti akan menenggelamkan anda dalam kepenatan. Tapi jika anda tidak berhati-hati dalam mengelolanya maka anda bisa kehilangan informasi penting. Cobalah anda lakukan langkah bijak saat dokumen sudah mulai menimbun banyak, simak berikut ini.

Simpan hanya yang berharga. Mungkin anda berpikir bahwa semia dokumen itu penting sehingga anda tetap menyimpannya. Tapi sebenarnya hal itu tidak menolong anda. Apabila anda membutuhan brosur atau informasi lain maka anda bisa dapatkan dari sumbernya. Jadi simpanlah brosur yang memang berharga untuk pekerjaan. Jangan mudah tergoda oleh kemasan yang menarik. Segera singkirkan dokumen yang tidak ada sangkut pautnya dengan tugas-tugas anda.

Buat sistem buffer dan permanen. Jangan tumpuk semua dokumen dalam satu tempat. Pisahkan ke dalam dua tempat, yang pertama adalah buffer untuk dokumen bersifat sementara. Anda bisa letakkan diatas meja atau dalam laci yang mudah anda raih. Yang kedua adalah permanen untuk dokumen yang anda perlu simpan dalam jangka waktu lebih lama. Simpan ini dalam almari atau filling cabinet. Pilah-pilah dokumen sementara anda menjadi dokumen yang harus ditindak lanjuti (seperti, surat-surat untuk dijawab, permintaan konfirmasi), dan dokumen untuk informasi (seperti, pengumuman, brosur, laporan-laporan).

Sediakan waktu khusus untuk membersihkan tumpukan kertas. Kesibukan membuat anda menumpuk dokumen di meja atau laci begitu saja, jika dibiarkan akan terus menggunung. Jadi sediakan waktu khusus, untuk memeriksa dan menyingkirkan hal-hal yang sudah tidak diperlukan lagi. Periksa mana yang sudah selesai dan harus disingkirkan, mana yang dokumen berharga yang harus disimpan, mana yang masih dalam proses pengerjaan. Mengaculah pada sistem pemilahan dokumen di atas.

Rampingkan sistem dokumen pribadi anda. Singkirkan semua duplikat catatan, notulen, memo, pengumuman. Anda tidak perlu menyimpan semua itu karena ada bagian lain, seperti sektretariat yang bertugas untuk menyimpan dokumen aslinya. Yang perlu anda ingat adalah bukti asli lebih berharga. Simpan yang benar-benar dibutuhkan untuk pekerjaan sehari-hari. Ini bukan hanya merampingkan pengendalian dokumen, juga biaya kantor.

Sediakan ruang penyimpanan arsip khusus. Anda tidak bertugas menyimpan semua dokumen, karenanya tidak perlu repot dengan sistem pengkodean, indeks, identifikasi dan lain-lain. Biarkan semua itu tersimpan dan diterapkan di ruang arsip sentral khusus. Buatlah manajemen ruang arsip tersebut dengan baik untuk memudahkan saat pencarian dan pemeriksaan kelak.

Jika perlu, anda bisa menolak tawaran untuk menerima dokumen atau menghapus nama anda dari daftar penerima dokumen. Ini merupakan langkah awal untuk menyelamatkan anda agar tidak tertimbun dalam tumpukan dokumen yang membuat pikiran menjadi penat. Semoga berhasil.

Sumber : perempuan

Halaman :

1

1. Cahaya Bagi Negeri
2. Tema Paskah 2024
3. Daily Devotional
4. Ayat Alkitab
5. Kisah Nyata

Related Articles