Kebanyakan Meeting? Coba 5 Langkah Ini untuk Mengembalikan Waktumu Lagi

Kebanyakan Meeting? Coba 5 Langkah Ini untuk Mengembalikan Waktumu Lagi

Claudia Jessica Official Writer
421

Pernahkah Anda merasa, di penghujung hari kerja, Anda merasa ini adalah hari yang melelahkan dan Anda sadar bahwa Anda tidak mencapai apapun? Rasanya seperti banyak yang Anda lakukan, tetapi tidak ada progres apapun.

Seharian penuh waktu Anda tersita hanya untuk meeting, dan meeting, dan meeting lagi sampai tiba waktunya pulang. Rasanya orang lain seperti memegang kendali atas waktu Anda dan Anda hanya bisa mengikuti jadwal yang telah mereka buat.

Ada banyak hal yang tidak bisa kita kendalikan. Kita tidak bisa mengendalikan pemimpin senior, kita tidak bisa mengendalikan kebutuhan pasar, bahkan kita juga tidak bisa mengendalikan pandemi. Namun, kita bisa dengan pasti mengendalikan waktu kita. Hanya saja, terkadang kita lupa bagaimana cara melakukannya.

Seorang eksekutif perusahaan Creating Courageous, Cindy Solomon membagikan lima langkah-langkah mudah yang dapat dilakukan untuk mengambil alih kendali waktu dan calendar. Beberapa orang mencoba tips ini dan benar-benar efisien!

#1 Tanyakan diri Anda, “Apakah Anda benar-benar perlu mengadakan meeting?”

Kita berada di bawah “ilusi” bahwa kita perlu melakukan meeting untuk segala hal yang kita kerjakan. Kita cenderung berpikir, “Saya harus memastikan semuanya berjalan dengan baik, jadi saya akan menetapkan waktu untuk meeting,” atau “Saya harus menanyakan proses pekerjaan yang sedang dilakukan, saya akan mengadakan sebuah meeting.”

Kenyataannya adalah hampir setengah dari meeting kita jadwalkan, dapat kita lakukan dengan lebih cepat hanya dengan lewat telepon, atau pesan teks.

Catat! Trik untuk mengatasi hal ini!

Ketika Anda berpikir untuk mengadakan meeting, buat undangan meeting. Ketika Anda tidak bisa menentukan baris subjek dengan kata kerja tindakan (action verb), Anda tidak perlu mengadakan meeting.

“Memutuskan, penyelesaian, membuat langkah selanjutnya.” Itulah alasan untuk mengadakan meeting.

Jika Anda mengadakan rapat untuk meninjau sesuatu, katakana topik apa yang ingin Anda tinjau, dan jadwalkan pertemuan untuk 15 menit. “Pada meeting kali ini, kita akan memutuskan untuk bla, bla, bla. Tolong persiapkan.”

Anda tidak perlu mempersiapkan seluruh meeting, dan tidak ada yang memperhatikan agenda itu secara penuh dari awal sampai akhir. Namun, undangan meeting seperti itu bertujuan untuk menghemat waktu dan Anda bisa langsung memulai meeting Anda, kemudian semua orang akan memperhatikan.

#2 Undung orang sedikit mungkin

Jujur saja, kebanyakan dari kita mengundang orang ke meeting untuk membela diri. Anda tahu bahwa Budi adalah satu-satunya orang yang diperlukan, namun jika Dion tidak merasa terlibat, dia akan menjadi rewel, sehingga Anda mengundang Steve, dan Jane. Anda menyia-nyiakan waktu orang-orang ini, bukannya langsung mengambil keputusan kepada orang yang benar-benar diperlukan.

Ini sudah waktunya untuk melepaskan ketakutan sekolah dasar itu, dan undanglah orang-orang yang hanya diperlukan untuk tujuan tersebut. Anda bisa memberikan informasi selanjutnya kepada orang lain. Mari kita juga setuju, tidak apa-apa jika kita tidak diundang untuk semua meeting.

Sebuah riset menemukan bahwa ukuran meeting yang optimal adalah sekitar lima hingga delapan orang. Setiap kali Anda mengundang lebih banyak orang, Anda membuat kemungkinan lebih kecil untuk mencapai tujuan Anda.

 

BACA HALAMAN SELANJUTNYA -->

#3 Persingkat meeting Anda

Jika Anda ingin waktu Anda kembali, hentikan semua pertemuan yang memakan waktu. Saya menjadwalkan pertemuan selama 30 dan 45 menit. Itu saja, titik. Itu memberi orang waktu untuk mencerna, mencari tahu langkah selanjutnya, dan ambil napas. Hal ini dapat menghentikan kebiasaan yang lambat laun semakin mengganggu.

#4 Katakan “tidak” kepada meeting orang lain

Kita terbiasa mengatakan “ya” untuk setiap meeting yang kita terima. Seringkali kita menghadirinya karena takut tertinggal informasi, atau lebih buruk lagi, ego.

Kedua alasan itu bukanlah alasan yang yang bagus untuk menghadiri meeting dan membuang waktu Anda. Ada cara yang lebih baik untuk memutuskannya, tanyakan pada diri Anda, “Apakah pendapat saya penting untuk meeting ini?” atau “Apakah pertemuan ini terkait dengan tujuan saya, atau tujuan tim saya, atau tujuan pelanggan?” Jika tidak, katakan saja tidak.

Saya tahu mengatakan tidak untuk menghadiri sebuah meeting bukanlah hal yang mudah. Namun katakan saja yang sebenarnya. Anda juga bisa menggunakan kesempatan ini untuk mendelegasikan meeting kepada seorang yang lebih ahli dalam hal yang bersangkutan sehingga mungkin bisa menjadi pilihan yang lebih baik.

Anda bisa memberitahu mereka bahwa Anda memiliki prioritas lain minggu ini dan tanyakan apakah kehadiran Anda benar-benar diperlukan? Yang perlu Anda lakukan adalah berkomunikasi dengan kejujuran dan kejelasan.

 

BACA HALAMAN SELANJUTNYA -->

#5 Kejam dengan waktu Anda

Seperti yang akan dikatakan oleh pramugari, Anda harus memakai masker oksigen Anda sendiri terlebih dahulu. Ini satu-satunya cara Anda bisa menjadi yang terbaik bagi orang lain, jadi beri diri Anda waktu untuk melakukan hal-hal yang Anda perlukan agar merasa seperti manusia seharusnya. Itu termasuk melakukan “blok waktu” tanpa gangguan untuk fokus kepada pekerjaan Anda sendiri.

Jika Anda memiliki proyek yang membutuhkan waktu 10 jam dan usaha yang sangat terfokus, jadwalkan waktu itu di kalender Anda. Cobalah menempatkan “zona larangan terbang” dua jam sehari, beberapa hari seminggu, kapan pun waktu paling produktif Anda.

Anda dapat memberi tahu orang-orang bahwa Anda sedang mencoba sesuatu yang baru dan mengendalikan kalender Anda. Anda tidak harus melakukan semuanya sekaligus. Cukup pilih satu ide dan coba. Orang tidak hanya akan memahaminya, tetapi mereka akan menghargainya juga.

Jadi, satu-satunya pertanyaan yang tertinggal adalah, apakah Anda memiliki keberanian untuk mengendalikan kalender waktu Anda sendiri?

Sumber : youtube.com/TED
Halaman :
Tampilkan per Halaman

Ikuti Kami