5 Etika Penting Berkirim Pesan Singkat di Lingkungan Kantor

Saat ini hampir setiap orang tidak bisa dipisahkan dari smartphone atau gadgetnya. Mereka berkomunikasi setiap saat, dimana saja dan kapan saja. Berdasarkan riset Pew Research Center di Amerika pada tahun 2011, mereka yang berusia 18 hingga 29 tahun rata-rata mengirim atau menerima 88 pesan teks setiap harinya dan hanya menerima 17 panggilan telephone. Tentunya dengan berbagai fitur dan aplikasi yang menjamur saat ini seperti Line, Whatsapp, BlackBerry dan banyak lagi lainnya, diperkirakan jumlah pesan yang dikirim dan diterima naik berkali-kali lipat.

Pesan singkat ditujukan untuk mempermudah dan mempercepat komunikasi dalam berbagai kondisi, baik untuk tujuan pribadi atau bisnis. Namun seperti hal lainnya, jika hal itu sudah berlebihan dapat mengganggu, dalam hal ini bagi Anda yang bekerja, terlalu sering berkirim pesan singkat bisa menurunkan produktifitas dan memperburuk citra Anda. Tentunya hal tersebut tidak diharapkan oleh siapapun, untuk itu ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum Anda melanjutkan kebiasaan berkirim pesan di lingkungan kantor.

1# Batasi waktu berkirim pesan untuk urusan pribadi

Banyak orang tidak menyadari bahwa sekalipun berkirim pesan hanya menghabiskan waktu beberapa menit, namun dapat mempengaruhi produktifitas jika sering-sering dilakukan. Selain itu pimpinan Anda tentu tidak akan senang melihat anak buahnya sibuk dengan smartphonenya untuk urusan pribadi. Karenanya disarankan untuk menetapkan waktu tertentu untuk menjawab dan mengirim pesan pribadi, contohnya saat makan siang atau saat pulang kantor.

Selain itu saat Anda sedang bekerja, buatlah status "Dikantor, sibuk", dan jika ada hal darurat pastikan keluarga dan teman Anda tahu bahwa mereka bisa menghubungi Anda melalui telephone kantor atau handphone Anda.

2# Periksa kembali aturan di kantor Anda

Di beberapa perusahaan sudah ada aturan yang mengatur tentang penggunaan smartphone selama bekerja, namun banyak juga yang tidak. Namun daripada salah, sebaiknya Anda memeriksa kembali aturan kantor atau tanyakan kebagian HRD. Jika tidak ada aturan tertulisnya, maka bijaksanalah dalam menggunakan kebebasan yang ada.

3# Hanya  kirimkan pesan jika hal itu penting

Saat ini dilingkungan kerja sendiri menggunakan fasilitas pesan singkat untuk berkomunikasi antar rekan kerja atau kelompok kerja. Gunakan hal itu secara wajar dan benar, pastikan saat Anda menghubungi rekan kerja Anda hal itu berhubungan dengan pekerjaan dan langsung pada pokok permasalahan. Jangan gunakan jalur komunikasi yang dikhususkan untuk pekerjaan sebagai tempat berbagi gosip terbaru.

4# Jangan berkirim pesan saat rapat

Hal ini bukanlah ide yang bagus, karena hal itu membuat Anda terlihat pasif dan tidak memperhatikan pembicaraan dalam rapat tersebut. Jika ada pesan yang penting dan harus direspon segera, minta ijin untuk keluar ruangan sebentar dan balaslah dengan segera.

5# Jangan gunakan emoji atau emoticon

Mengapa tidak? Karena hal itu bisa diartikan di luar konteks, untuk itu disarankan untuk menghindari menggunakan emoticon untuk pembicaraan profesional melalui pesan singkat.

Tehnologi bisa menjadi alat untuk membantu Anda untuk mendaki tangga karir, namun juga berpotensi menjadi batu sandungan jika tidak hati-hati digunakan. Untuk itu bijaksanalah dalam menggunakan alat dan sarana yang ada di tangan Anda.